Et HR system er en vigtig ressource i mange virksomheder uanset størrelse. HR systemet er først og fremmest et vigtigt redskab for HR-afdelingen, men er i lige så høj grad vigtigt for ledelsen. Med et HR system sikrer man, at reglerne for opbevaring af persondata/medarbejderdata overholdes (GDPR). Men et HR system er meget mere end opbevaring af medarbejderdata.
I dag kan et HR system opfylde mange ønsker og krav samt understøtte forskellige processer, overføre og modtage data fra andre systemer og meget mere. At vælge det HR system, der skal bruges i en virksomhed, er derfor ikke en let proces.
Hvem træffer beslutningen?
Udvælgelsen af virksomhedens HR system er en beslutning, der skal tages i samarbejde med både ledelsen, IT-afdelingen og HR-afdelingen. Det er vigtigt at HR systemet bliver indtænkt som en integreret del af virksomheden, og derfor skal de førnævnte afdelinger også inddrages i beslutningen og træffe beslutningen i fællesskab.
Hvad er behovet?
Først og fremmest skal I derfor sørge for at finde ud af, hvilke processer systemet skal understøtte, og hvilke krav I stiller til systemet:
- Skal systemet kunne udføre bestemte handlinger?
- Skal systemet kunne automatisere nogle processer?
- Skal systemet tale sammen med andre systemer, og flytte data mellem systemerne?
- Hvordan skal adgangsniveauer håndteres?
- Hvad er budgettet til implementering og drift at systemet?
Ovenstående spørgsmål er nogle af de mest væsentlige spørgsmål, der bør besvares i den indledende fase.
Dernæst bør det også overvejes, om de HR systemer, der indgår i overvejelsesprocessen, kan håndtere, hvis virksomheden pludselig vækster, og der derfor er behov for at kunne håndtere et øget antal medarbejdere. Overvej også om der er funktioner, der kan være nyttige i fremtiden, som måske ikke er aktuelle nu.
Det er vigtigt også at tænke fremtidige aspekter ind, når man udvælger sit HR system, da man ellers risikerer at skulle skifte system igen på et senere tidspunkt. Det gælder både i tilfælde af, at virksomheden vækster, men også i krisetider, hvor virksomheden måske er nødsaget til at afskedige en række medarbejdere.
Brugerne i fokus
Selvom både ledelsen, IT-afdelingen og HR-afdelingen er involveret i beslutningsprocessen, er det vigtigt at inddrage de brugere, der skal bruge systemet på daglig basis. For at få succes med systemet, skal det være let for brugerne at anvende de forskellige funktioner i systemet.
Lyt også til brugernes ønsker til funktionalitet. Det kan være, at de hurtigt kan se, at der mangler en vigtig funktionalitet, som de vil bruge i det daglige arbejde. Det kan også være, at de bringer nye idéer på bordet i forhold til integration med andre systemer eller lignende.
Inden I tager den endelige beslutning, er det en god idé at prøve systemet af i praksis. Der kan være forskel på den oplevede brug af systemet i forhold til den, der står på papiret. Hør derfor den mulige leverandør, om I kan teste systemet af i eksempelvis et par uger eller en måned. Så kan I bedre danne jer et indblik i systemet og få fornemmelsen af, om det er det rette system for jer.